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第7部分(第4/5 頁)

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處理,此種人物是典型的婆婆媽媽型,天生的勞碌命,事事非親自做不可,否則寢食難安。

③缺乏今日事今日畢的時間觀念,經年累月堆積太多的工作,致使一旦發生意外,而沒辦法解決。

④老是喜歡將一些有待裁決之事擱置在後,先做容易記不費腦筋之事,致使工作越積越多,雖然經常能憶起這些待辦的事,但是,想歸想,卻依然不付諸行動。

辦公室擺設有方可以提高效率。

辦公室與辦公室裝置亦是決定中層是否忙碌的關鍵之一。辦公室內辦公裝置的擺設良好,可使工作效率大為提高。現在可環視辦公室的一切,看裝置是否放置適當,是否予人一種舒適而安全的感覺。開啟抽屜,看是否整理得有條不紊,井然有序。卡片、信封、回形針等是否混亂得糾紛不清,桌頭的檔案與檔案,是否胡亂堆疊在一起。

透過辦公室的有效擺設,可以達到節省時間與精力的目的:常用的辦公裝置,應放在隨手可取到的位置。例如,對於一個經常要計算各種數字的人而言,計算機是一件必備的工具,所以,應放在觸手可及的地方,以免到處取放浪費時間;又如,常用的計算機若放在別的辦公室,則浪費時間,實非明智之舉。桌面應整理好,以保持能隨時使用的狀態。例如,檔案、檔案等應放置在固定的場所;通訊錄與電話錄應放在桌上箱子內或固定於抽屜之中。

重要的工作應該優先著手。

身體與心理狀況最佳之時,應集中精神著手重要且困難的工作,反之,感到精神恍惚、注意力沒辦法集中、身心俱疲之時,不妨有彈性地做一些較為輕鬆的工作,諸如簽名、檢視公文、拆閱郵件等等。趁早晨頭腦較清晰時,從事一些較費時、費腦筋的工作。

資料多多益善。

只要有利用價值的資料,均需不遺餘力地予以收集。資料是資訊的比拼,是決策的依據。比如要學打高爾夫球,就需先收集有關高爾夫球的資料——何處有高爾夫球場?向何人請教球技?必備高爾夫球具與學費估計需花費多少金額?是否尚有其他費用?等等。待收齊該些情報,再下決定是否學打高爾夫球。

資料整理當分門別類。

欲瞭解問題真正發生的癥結所在,以及訂立解決問題的方案與方針,首先需能正確地掌握該問題的整體形象,如有必要,應與下級一同研究,以便充分地認識與掌握該事件,然後再移轉至下一步驟。彙集完各資料與事實之後,接著作整理與分類,捨棄無用者而留下有用者,決定所收集資料的價值。然後,就有價值者作深思熟慮,以決定該採用何種措施。

經驗與決策。

在一般情況下,解決方案的選擇不應僅有一種,同時,值得注意的是,過去的經驗亦不可忽略,不但不應忽視反應多加留意,應選自過去最具成功率的解決方案,以作為今日的參考行列。如果問題毫無前例可循,須先考慮對有關人員以及整體所帶來的影響。

第一印象是人際交往中的高效保證。

中層要發揮“信”的作用,獲得他人的信任,第一印象是關鍵性的角色。這裡重點介紹有關初見面而獲致他人信任的方法。

① 言行舉止都要表現出自己是一個可信賴的人,如果自己的表現令對方覺得你是一位成功的管理者,則對方必然認定自己是一個處事態度極為乾淨利落之人。

② 凝視對方的眼睛。在與對方交談時,需凝視對方的眼睛,因為,一般人認為此種人秉性忠厚老實。

③ 不要表現出急躁、輕浮、緊張的態度,否則不易得到對方的信賴。

本章小結中層置身於360度的關係網路中,需要有多維度的周全考慮,才能夠避免來自職場、生活、家庭的隱患,在預見性的指引下規避不可逆的傷害。通

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